業務別の活用 ── 経理・営業・人事・総務・現場・店舗・物流の生成AI
業務ごとに、AIに任せる範囲と人が確認する範囲を切り分けて解説しています。
業務マニュアルを生成AIで作る ── 手順の聞き取りから初版まで、現場に渡す前に直す3点
事務・管理業務のマニュアルを生成AIで作る流れ。ベテランへの聞き取りを録音し、文字起こしから手順の箇条書きと初版を出し、現場に渡す前に例外・画面名の正式名称・やってはいけないことの3点を直す手順と、誰がいつ更新するかの決め方。
営業事務・受発注事務に生成AIを使う ── 注文メールの読み取り・納期回答・社内転記
営業事務・受発注事務で生成AIを使う6業務の想定例。注文メールやFAXの一覧化、納期回答、遅延のお詫び、見積書の送付状、転記前の確認と、空欄を推測で埋めさせない注意、価格・納期の確約や与信を任せない理由を書きます。
建設・工事の事務に生成AIを使う ── 施工計画の下書き・安全書類・近隣へのお知らせ
建設・工事会社の事務と現場代理人の書類仕事に生成AIを使う6業務の想定例。施工計画書の定型の章、近隣へのお知らせ、KY活動の記録、写真台帳などと、安全・構造と数量・法令上の書類の確認という任せない判断を書きます。
画像生成AIを業務で使う前に決めること ── 社内資料・SNS・販促物で線を引く
画像生成AIを社内資料の挿絵やSNS、チラシに使う前に決める5つのこと。用途ごとの可否、実在の人物や他社の作品に似せない、生成物の表示、利用規約と商用利用の確認、最終確認者を想定例つきで整理します。
物流・倉庫の事務に生成AIを使う ── 出荷トラブルの報告・作業指示・ドライバーへの連絡
誤出荷・破損の報告書、荷主への経緯説明、作業指示のやさしい言い換え、ドライバーへの連絡文など、物流・倉庫の事務で生成AIに下書きを任せる6業務と、事故原因・補償・安全の判断を人に残す線引きです。
調べものに生成AIを使うときの出典の扱い ── 社内資料に載せる前に確かめること
市場の動きや競合、制度、法改正を生成AIで調べて社内資料にするときの手順と出典の残し方です。AIの答えは当たりとして使い、一次資料に当たり、日付と引用の範囲を確かめ、資料名・発行元・公表日・確認日を残します。
英文メールと翻訳に生成AIを使う ── 海外の取引先とのやり取りで、人が確かめる3点
英語が得意でない担当者が、海外の取引先との英文メールや見積・仕様書の翻訳に生成AIを使うときに人が確かめる3点を書きます。数字と単位・日付の書き方、約束になってしまう表現、相手の名前と敬称です。
購買・調達で生成AIを使う ── 見積比較表・仕様の確認・取引先への依頼文
購買・調達部門で生成AIを使える8業務を想定例で整理。相見積の比較表、仕様書の質問リスト、見積依頼・納期確認・値上げ通知への返信の下書きと、発注先の決定・価格交渉の方針・取引先の評価を任せない線引きを書きます。
店舗・サービス業で生成AIを使う ── POP・シフト連絡・口コミ返信・新人向け手順書
POP・シフト変更の連絡・口コミ返信・新人向け手順書・本部への日報など、店舗・サービス業で生成AIを使える7業務を整理します。口コミ返信で店長が先に決める3点、店長のスマートフォンの扱い、値引きや食品表示など任せない判断も書きます。
経営企画・管理部門の報告書と会議資料に生成AIを使う ── 数字は表計算ソフト、理由は人が書く
各部署の報告を1枚に束ねる、差異を3行にする、議題案、KPIの定義文、稟議の下書き、決定事項の通知文。経営企画・管理部門で生成AIに任せられる6工程と、計算そのものと判断の理由は任せないという線引きを、架空の想定例で整理します。
契約書の読み合わせに生成AIを使う ── 要約と質問リストまで、判断は人と専門家
取引先から届いた契約書の読み合わせで生成AIに任せるのは、条項の平易化、自社雛形との差分、確認質問の作成の3つまでです。入力してよい契約書かを社内ルールで確かめる順番と、受けるかどうかの判断を人と専門家に残す線引きを書きます。
社内のIT問い合わせ（ヘルプデスク）に生成AIを使う ── 回答集・手順書・ベンダーへの問い合わせ文と、渡さない情報の線引き
社員から情シスに来る問い合わせを減らす仕事（回答集・手順書・分類・ベンダーへの問い合わせ文・通知文）に生成AIを使う7業務と、パスワードやネットワーク構成など渡さない情報、障害対応や不審メールなど人が判断することを整理します。
広報・マーケティングで生成AIを使う ── SNS・メルマガ・リリースの下書きと、公開前に見る4か所
SNS投稿・メルマガ・プレスリリースの下書きに生成AIを使える7業務と、公開前に人が見る数字・固有名詞・引用・法令表現の4か所、時事ネタや謝罪文など最初から書かせない使い方を分けて整理します。薬機法・景表法の判断は専門家へ。
総務で生成AIを使える業務8選 ── 規程の差分説明から慶弔の文面まで、任せない業務と一緒に
総務で生成AIが効くのは、規程改定の差分説明、契約更新の一覧、慶弔の文面、防災訓練の案内など「去年も書いた文章」です。8業務のAIに渡すものと人が確定することを並べ、個人情報を含む名簿と就業規則の法的判断には使わない線引きを整理します。
製造・現場部門で生成AIを使う ── 手順書・日報・ヒヤリハットの整理から始める
現場はパソコンの前に座っていません。だから手順書・日報・ヒヤリハットなど「文字が残っている仕事」から探します。使える7業務と、専門用語や共有端末といった現場特有の難しさ、安全・品質・原因確定という任せてはいけない判断を整理します。
問い合わせ対応の返信文を生成AIで ── テンプレート化する手順と、そのまま送ってはいけない場面
問い合わせ対応に生成AIを使う効果は、速さより回答のばらつきが減ることにあります。過去ログを集めて分類し、型を作ってAIに下書きさせるまでの5段階と、クレームや返金判断などそのまま送ってはいけない場面を分けて整理します。
人事・採用で生成AIを使える業務8選 ── 求人票から社内問い合わせまで、線引きつきで
求人票の下書き、社内規程のFAQ化、問い合わせ回答など人事で生成AIを使える8業務を整理します。評価・合否・健康情報・懲戒・給与という使ってはいけない業務の線引きと、応募者の情報を入力せずに採用業務を進める方法もあわせて解説します。
Excel作業を生成AIに任せる ── 関数・集計・整形で使える9つの場面と、渡してはいけないファイル
関数の作成、エラーの読み解き、表記ゆれの統一、ピボットの設計相談まで、Excel作業で生成AIが効く9つの場面を整理します。名簿や給与など渡してはいけないファイルの線引きと、列の見出しだけを渡す方法、数式を人が検算する手順を解説します。
議事録に生成AIを使うときの社内ルール ── 録音・入力禁止情報・確定責任の3つを決める
議事録に生成AIを使うときに決めておく社内ルールを3点に絞って解説します。録音の扱い、入力してはいけない情報、決定事項を確定する責任者。議事録テンプレートの最小構成つき。
営業の提案書づくりに生成AIを使う ── 商談メモから初稿を出す4ステップと、営業10業務の想定例
提案書の初稿を速く出す鍵は、AIの使い方ではなく商談メモの型です。課題・条件・期限・次の一手の4項目でメモを揃え、初稿をAIに作らせて人が確認する手順と、営業の定型業務10件の想定例を整理します。
経理で生成AIを使える業務10選 ── 月次報告・仕訳判断・請求書チェックの想定例と、任せる／任せない線引き
経理の定型業務のうち生成AIが向いている10業務を、いまの進め方と研修後の進め方を並べて整理します。計算ではなく文書の工程に効く理由、AIに任せる工程と人が確認する工程の分担、入力してはいけない情報の線引きを解説します。