議事録に生成AIを使うときの社内ルール ── 録音・入力禁止情報・確定責任の3つを決める

議事録づくりは、生成AIの導入で最初に効果が見えやすい業務です。録音の文字起こしと要点整理を任せれば、翌日に共有していた議事録が当日中に出せるようになります。

一方で、議事録ほど「社内ルールを決めずに始めると困る」業務もありません。会議には未公開の経営情報や個人の処遇に関わる話が含まれ、録音には出席者の声そのものが入ります。何を録音してよいか、何を入力してはいけないか、誰が内容を確定するのか。この3点を決めないまま使い始めると、便利さより不安が先に立ち、結局使われなくなります。

決めるべきことは、実はこの3点に絞れます。それぞれをどう決めるか、運用の手順とテンプレートの最小構成とあわせて書いていきます。記載している所要時間などは想定例で、実際の顧客事例ではありません。

細かく作るほど、守られなくなる

議事録の社内ルールは、細かく作るほど守られなくなります。最初に決めるべきは次の3点だけです。

残りの論点（テンプレートの体裁、共有先、保管期間）は、運用しながら整えれば間に合います。

議事録づくりの手順（研修後の想定例）

生成AIを使った議事録づくりは、AIと人の分担を決めると次のような流れになります。

想定例として、翌日共有だった議事録が当日中の共有に変わる、という変化を見込んでいます。効果は会議の性質や出席者数によって変わり、保証するものではありません。

ルール1：録音のルール

録音してよい会議を決める

すべての会議を録音対象にする必要はありません。まず「定例会議」「プロジェクト会議」のように、議事録が必要で、かつ機密度が比較的低い会議から始めるのが現実的です。人事評価、懲戒、取引先との価格交渉など、個人の処遇や契約に直結する会議は、録音の可否を別途決めます。

出席者への告知を習慣にする

録音する場合は、会議の冒頭で録音することと、その目的（議事録作成）を伝えます。社外の出席者がいる会議では、事前に同意を得ることをおすすめします。録音データには出席者の声が含まれるため、個人情報として扱う前提で保管・削除のルールを決めておきます。

保管と削除の期限を決める

録音データは、議事録が確定したら削除する、あるいは一定期間で自動削除する、といった期限を決めます。文字起こしのデータも同様です。「いつまでも残っている」状態が、後から最も問題になります。

ルール2：入力してはいけない情報

会議には、生成AIに入力してはいけない情報が含まれることがあります。社内ルールでは、次のような区分で入力禁止の情報を列挙しておきます。

• 機密情報：未公開の経営情報、価格・原価、開発中の製品情報
• 個人情報：人事評価、健康情報、給与など、個人を特定できる処遇に関わる情報
• 契約情報：取引先との契約条件、秘密保持契約の対象情報
• 認証情報：会議中に共有されたパスワードやシステムの接続情報

実務上は、会議ごとに「この会議は入力禁止情報を含むか」を主催者が判断し、含む場合はAIを使わず人が議事録を作る、という運用が最も分かりやすい形です。会社が契約したサービスで、入力データが学習に使われない設定を確認済みであれば、その旨をルールに明記します。

ルール3：確定の責任者

生成AIが作った議事録は、そのまま「確定版」にしません。次の項目は、必ず人が確認してから共有します。

• 決定事項：何が決まったか。AIは「議論された」ことと「決まった」ことを取り違えることがあります
• 担当と期限：誰が、いつまでに行うか。ここが曖昧だと、議事録の意味がなくなります
• 固有名詞と数字：人名、取引先名、金額、日付。文字起こしの誤変換が最も起きやすい箇所です
• 発言者の帰属：「誰が言ったか」を書く場合は、本人の発言として正確か確認します

確認者は、会議の主催者か、主催者が指名した記録担当とするのが一般的です。確認者と確認日を議事録に残しておくと、後から経緯をたどれます。

議事録テンプレートの最小構成

社内で議事録テンプレートを決める場合、最小構成は次の5項目です。

1. 会議名・日時・出席者
2. 決定事項
3. 保留事項（次回までに確認すること）
4. 担当と期限（ToDo）
5. 確認者・確認日

生成AIには、この構成をあらかじめ渡しておきます。構成を渡さずに「議事録を作って」と指示すると、会議ごとに違う体裁の議事録が出てきます。

社内ルールを文書にするとき

議事録だけでなく、社内での生成AIの利用ルール全体を文書にしたい場合は、当社が配布している「生成AI社内利用ルールひな形」をご利用ください。目的・適用範囲・入力禁止情報・承認が必要な用途・出力の取り扱い・記録・見直し・相談窓口の8条構成で、空欄を埋めれば自社の規程として使える最小構成にしています。

なお、ひな形は一般的な検討材料であり、法的助言ではありません。個人情報保護法をはじめとする法令や自社の既存規程に合わせて調整のうえ、必要に応じて専門家にご確認ください。

よくある質問

議事録を生成AIに作らせると、内容を間違えませんか？

文字起こしの誤変換や、「議論された」ことと「決まった」ことの取り違えは起こり得ます。そのため、決定事項・担当・期限・固有名詞・数字は人が確認してから確定する運用を前提にしています。AIが担うのは文字起こしと要点整理までです。

会議の録音は出席者に断らなくてもよいですか？

録音データには出席者の声が含まれるため、会議の冒頭で録音することと目的を伝える運用をおすすめします。社外の出席者がいる場合は、事前に同意を得ておくと安心です。法令上の扱いは会議の内容や地域によって異なるため、必要に応じて専門家にご確認ください。

議事録づくりは研修のテーマになりますか？

はい。総務・人事部門の研修テーマとして、議事録テンプレートの作成と、AIと人の分担を決める演習を想定しています。文書量が多く頻度も高い業務のため、最初のテーマに向いています。

3点だけ決めて、あとは運用で

議事録の社内ルールは「録音」「入力禁止情報」「確定責任」の3点から決めれば始められます。AIは文字起こしと要点整理まで、決定事項・担当・期限の確定は人。録音データと文字起こしには保管と削除の期限を。テンプレートの構成は先にAIへ渡す。細かい条文は、運用しながら足していくほうが、結果的に守られます。

自社の会議のどこから始めるべきか整理したい段階でも、お気軽にご相談ください。