研修を延期・中止するとき ── 計画届との関係と、社内で先に決めること

「来週からの研修、いったん止めたいのですが」。開始の直前に、こういう連絡が入ることがあります。受講予定の8人のうち3人が急な案件で抜けた。講師の都合で初回が組めなくなった。繁忙期が思ったより早く来て、半日の抜けが通らなくなった。理由はさまざまですが、予定どおりには始められない点は同じです。

ここで最初に分けておきたいのは、「延期」と「中止」が別の判断だということです。延期は、研修そのものは残して日程を後ろに動かす判断で、新しい日程と届出の扱いが論点になります。中止は、研修を取りやめる判断で、研修会社との費用の取り決めと、既に払った研修費の扱いが論点になります。分けずに「とりあえず止める」と決めると、あとで両方の論点を一度に抱えます。

受講者の1人が欠席する、1回分だけ翌週にずらす、演習を差し替える、といった研修を続けながらの変更は計画届を出したあとに変更が出たときに書きました。本稿は、研修そのものを後ろ倒しにするか、取りやめるかの判断に絞ります。先にお断りしておくと、延期・中止した場合の届出の扱いは年度・コース区分で変わり、支給の可否は管轄労働局の審査で決まります。具体の手続名や期限の日数はここに書かず、厚生労働省の公式ページと管轄労働局でご確認ください。文中の人数や日付は架空の想定例で、実際の顧客事例ではありません。

延期と中止では、論点が違う

延期と中止で、社内で先に決めることと、研修会社・労働局に確かめることを並べると、次のようになります。

このうち研修会社が答えられるのは「研修会社と確かめること」の行だけです。届出の扱いは申請事業主が社労士か管轄労働局に確かめる項目で、研修会社が判断できるものではありません。

延期か中止かを分ける「戻れる線」

延期・中止の相談が来る場面は、受講者の急な欠員、講師の都合、繁忙期との重なりの3つがほとんどです。どの場面でも、延期で済むか中止になるかを分けるのは、次の2本の線です。

1本目は、受講者の線です。欠員が出たあとに残った人数で、研修として成り立つか。1クラス定額で申し込んだ研修が欠員で定額の人数を下回ったときの請求の扱いは、契約前に研修会社と取り決めておくと安心です。人数そのものより、研修のテーマが残った人に合っているかのほうが、延期か中止かを分けることが多いです。営業の提案書づくりがテーマの研修で、抜けた3人が営業で残った5人が営業事務なら、日程を動かしてもテーマが合いません。延期というより作り直しです。

2本目は、期限の線です。延期した先の日程で、研修が終わり、そのあとの手続きが期限内に収まるか。年度内に終えたい研修なら、延期の幅は限られます。年度内に研修を終えるなら、11月に何を決めるかで書いたとおり、年末年始と3月を外すと置ける週は多くありません。2週間なら収まるが1か月なら収まらない、という判断がここで出ます。

講師の都合で初回が組めないケースは研修会社の側の事情なので、代替日と費用の扱いは研修会社から先に示してもらうのが一般的です。受講する側が決めるのは、代替日を受けるか、日程全体を見直すかです。

延期するなら、新しい日程より先に決めること

延期で一番困るのは、「いつにするかは未定のまま延期」になることです。未定のままだと、受講者は予定を空けられず、届出の扱いも確かめようがなく、講師も押さえられません。延期を決めた日に、新しい日程を「いつまでに決めるか」だけは決めておきます。

次に、届出との関係を整理します。延期で開始日が動けば、終了日も動き、終了後の支給申請の期限も動きます。届出を出す前の延期なら、届出の提出時期をそのまま後ろへ動かすことになります。届出を出したあとの延期なら、届出済みの計画を変えるときの扱いが問題になり、これは年度・コース区分で変わるので、社労士か管轄労働局に確かめます。開始前と開始後で扱いが違う可能性もあり、ここは断定できません。社内でできるのは、元の開始日、新しい開始日の候補、届出を出した日の3つを1枚にしておくことです。この3つがあれば、社労士への確認は1往復で済みます。

3つ目が、研修会社との費用です。日程変更に費用がかかるかどうかは、契約書の日程変更の条項で決まります。当社の場合、日程変更とキャンセルの条件は個別の契約書で定めていて、変更の時期や回数によって費用が発生する場合があります。連絡が早いほど、費用のかからない案を選べる余地が残ります。

中止するなら、費用の取り決めから

中止の場合、最初に見るのは契約書のキャンセル規定です。見るのは3点です。いつまでに通知すれば費用がどうなるか。既に払った研修費が戻るか、戻るならいつか。準備済みの教材や受講者のアカウントなど、研修の実施とは別に発生している費用があるか。

この3点は、本来は契約前に確かめておく項目です。AI研修の見積書の読み方で「一式」の中身を分けて聞くことを勧めたのは、中止のときに何が戻って何が戻らないかが、一式のままでは分からないからです。契約前に確かめる5つの質問で挙げた返金・解約の条項も、中止の場面で効いてきます。契約前に見ていなかった場合は、中止を決める前に契約書を読み直してください。

研修費の扱いで、もう1つはっきりさせておきたいことがあります。人材開発支援助成金は、計画どおりに訓練を実施して支給申請をした場合に対象となり得るものです。研修を中止すれば、申請の前提そのものがなくなります。既に払った研修費が戻るかどうかは助成金とは関係なく、研修会社との契約だけで決まります。当社の規約では、不支給を理由とするキャンセル・返金には応じかねる旨を明記しており、中止の場合も同じく、費用の扱いは契約書の条項に沿います。

届出については、届出済みの計画を取りやめるときに何か手続きが要るか、要るなら期限があるかを、管轄労働局に確かめます。何らかの届出が要る場合があると聞きますが、様式や期限は年度・コース区分で変わるので、ここに具体の手続名は書きません。中止を決めたら、社労士か管轄労働局に「届出済みの訓練を実施しないことになった」と伝えるところから始めてください。

途中で止める場合は、実施済みの回の記録を残す

研修が始まったあとに中止する場合は、話がもう1段増えます。実施済みの回がある、という点です。

実施済みの回について、助成の対象となり得るのか、まったく対象にならないのかは、審査により決定されます。当社では判断できませんし、社労士でも事前に断定はできないはずです。社内でできるのは、実施済みの回の出欠・実訓練時間・課題の記録を、中止の判断とは関係なく残しておくことです。記録がなければ、検討の材料そのものがなくなります。

費用の面では、実施済みの回の分と未実施の回の分を分けて考えることになります。契約書に途中解約の条項があれば、そこに従います。なければ個別の取り決めになり、話が長引くことが多いです。途中解約時の精算の考え方は、契約前に取り決めておくと安心です。

社内で決めておく、延期・中止の決め方

延期・中止の判断で時間がかかるのは、誰が決めるかが決まっていないときです。企画した人事は止めたくない。受講者の上長は抜けさせたくない。決裁者は、費用がかかるなら聞いていない、と言う。この間に1週間が過ぎると、延期で済んだ話が中止になります。

架空の想定例です。製造業の会社で、12月開始の研修を人事が企画し、受講者は製造部門の8人。11月の下旬に大口の受注が入り、受講予定の3人が納期対応で12月いっぱい抜けることになった。人事が「5人で始めるか、1月に延期するか」を製造部長に聞くと「1月も読めない」と返り、決裁者に上げると「費用がかかるならやる必要があるのか」と返る。この間に研修会社への連絡が10日遅れ、延期の費用がかからない期限を過ぎた。

この想定例で先に決めておけたのは、3つです。延期・中止を決める人を、研修の主管部門の責任者1人にしておくこと。受講者が何人まで減ったら延期を検討するか、繁忙期と重なったら日程を先に見直すか、という判断の線を企画の時点で決めておくこと。決めたら、その日のうちに研修会社と社労士に伝えること。決める人と線が先にあれば、「1月も読めない」と返った時点で、責任者が延期の幅を決められます。

延期・中止の判断は、契約書のキャンセル規定と届出の扱いの2つに縛られます。判断の期限は、契約書の通知期限と届出の期限から逆算して決めておきます。判断に迷う点は、必要に応じて社労士など専門家にご確認ください。

よくある質問

受講者が減ったので、研修を1か月延期したいです。届出はどうなりますか？

届出を出す前なら、提出時期を新しい開始日に合わせて後ろへ動かすことになります。届出を出したあとなら、届出済みの計画を変えるときの扱いを確かめる必要があり、その扱いは年度・コース区分で変わります。開始前と開始後で違う可能性もあるため、当社では断定できません。元の開始日、新しい開始日の候補、届出を出した日の3つを整理したうえで、社労士か管轄労働局にご確認ください。支給の可否は審査により決定されます。

研修を中止すると、既に払った研修費は戻りますか？

研修会社との契約書のキャンセル規定で決まります。通知の時期によって扱いが変わる契約が多く、準備済みの教材やアカウントの費用が別に残る場合もあります。助成金は計画どおりに訓練を実施して申請した場合に対象となり得るもので、中止すれば申請の前提がなくなりますが、研修費が戻るかどうかは助成金とは関係なく契約だけで決まります。当社の場合は個別の契約書で定めており、お申込み前にご確認いただくようお願いしています。

何回か実施したあとで中止を検討しています。実施済みの分はどうなりますか？

実施済みの回が助成の対象となり得るかどうかは、審査により決定されるため、当社でも社労士でも事前に断定はできません。社内でできるのは、実施済みの回の出欠・実訓練時間・課題の記録を、中止の判断とは別に残しておくことです。費用は、実施済みの回と未実施の回を分けて、契約書の途中解約の条項に沿って精算するのが一般的です。届出済みの訓練を途中で取りやめる場合の扱いは、管轄労働局にご確認ください。

延期は日程と届出、中止は費用と届出

延期なら、新しい日程を「いつまでに決めるか」を先に決め、元の開始日・新しい開始日・届出を出した日を1枚にして、届出の扱いを社労士か管轄労働局に確かめる。中止なら、契約書のキャンセル規定を読み、既に払った研修費の扱いを確かめ、届出済みの計画を取りやめるときの扱いを管轄労働局に確かめる。途中で止めるなら、実施済みの回の記録は残す。そして、決める人と判断の線を企画の時点で決めておく。

届出の扱いは年度・コース区分で変わり、支給の可否は管轄労働局の審査により決定されます。当社は届出・申請の代行を行いません。延期の幅を決めかねている段階でも、お気軽にご相談ください。日程の候補や費用の扱いも、初回相談でご確認ください。